Xây dựng một bài báo cáo

Xây dựng bài báo cáo
Xây dựng bài báo cáo

Trong quá trình học tập và làm việc, chắc chắn mỗi người chúng ta từng phải viết một bài báo cáo nào đó. Mặc dù là sinh viên CNTT hay những người đã đi làm nhiều năm đôi lúc chúng ta cũng lúng túng về cách trình bày một bài báo cáo sao cho “ổn”.

Hình thức bài báo cáo rất quan trọng, trước khi đọc nội dung của báo cáo, nó chính là thứ quyết định cảm tình của người đọc. Trong loạt bài này, mình sẽ giới thiệu với các bạn 1 vài điểm lưu ý nhỏ, để bài báo cáo trở nên dễ đọc hơn. Ở bài đầu tiên này, mình sẽ giới thiệu về một số cấu hình chung.Đầu tiên, ở tab “Home” chúng ta sẽ thấy một khu vực với khoảng 1 chục “định dạng” được định nghĩa sẵn.

Khổ giấy

Khổ giấy là một thông số thường bị bỏ quên, nó cũng không ảnh hưởng quá nhiều đến định dạng chung. Tuy nhiên, khi in bài báo cáo, việc sai khổ giấy có thể làm sai định dạng ban đầu (rớt hình ảnh, chữ giữa các trang). Để chỉnh khổ giấy, các bạn thực hiện

Tab “Layout” –> Size –> chọn “A4”

Canh lề (Margin)

Các thông số margin sẽ được quy định theo từng tổ chức, để điều chỉnh margin đúng với quy định, các bạn thực hiện:

Tab “Layout” –> Margins –> chọn “Custom margins…”

Sau khi chọn “Custom margins…” một popup mới sẽ hiển thị, chúng ta sẽ điền các thông số top, right, bottom, left… theo đúng quy định.

Xây dựng các tiêu đề (Heading) – Đoạn văn (Paragraph)

Đây là một chức năng rất quan trọng khi sử dụng MS Word, nếu không sử dụng được chức năng này, việc định dạng sẽ trở nên vô cùng khó khăn. Ngoài ra, nếu các bạn sử dụng tốt được chức năng này, các công việc kế tiếp như xây dựng mục lục, danh sách bảng biểu, danh sách hình ảnh…vv sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Chúng ta sẽ bắt đầu ở tab “Home” – nơi đây, bạn sẽ thấy một khu vực với khoảng 1 chục “định dạng” được định nghĩa sẵn.

Để thuận tiện cho việc sử xây dựng bài báo cáo, thông thường mình sẽ sử dụng:

  • 1 định dạng đoạn (paragraph)
  • 3 – 4 định dạng tiêu đề (heading)
  • 2 tiêu đề (nhỏ) để đánh dấu tiêu đề cho hình ảnh, bảng biểu …

Khởi tạo / cấu hình 1 “format”

Ở ví dụ này, chúng ta sẽ chỉnh sửa format “Normal“. Ở tab “Home” –> khu vực các format định nghĩa trước –> chuột phải vào “normal” –> chọn “Modify…”

Sau khi chọn “Modify…” sẽ có 1 popup hiện lên để điều chỉnh các định dạng của kiểu normal.

Với mỗi loại định dạng, chúng ta cần quan tâm đến một số thuộc tính cơ bản.

Cấu hình font chữ, size chữ, màu chữ

Ở góc dưới bên tay trái của popup, chúng ta mở dropbox “Format” –> chọn “Font…” –> Một popup mới sẽ hiển thị.

Ở popup này, chúng ta sẽ điền các thông số đúng với yêu cầu của tổ chức. Ví dụ: font: “Times New Roman”, size: 13, Font colour: “đen” –> OK

Định dạng đoạn văn

Ở góc dưới bên tay trái của popup, chúng ta mở dropbox “Format” –> chọn “Paragraph…” –> Một popup mới sẽ hiển thị.

Ở popup này, chúng ta cần quan tâm đến 1 vài thông số:

  • Alignment (canh lề văn bản): đối với đoạn văn (normal) thì thường chúng ta sẽ căn đều (justified), đối với các tiêu đề (heading) chúng ta sẽ canh trái.
  • After: khoảng cách phía sau. Ví dụ: với đoạn văn mình thường để 6 hoặc 12pt. Khi viết 1 đoạn văn xuống dòng bắt đầu đoạn văn khác thì giữa 2 đoạn văn sẽ có 1 khoảng cách = 12pt (thay vì sử dụng thêm 1 dấu enter để tạo khoảng trống giữa 2 đoạn văn).
  • Line spacing: thường thì để thông số là 1.15 hoặc 1.5 – khi in ra, văn bản có khoảng cách giữa các dòng lớn sẽ dễ đọc, đặc biệt các văn bản khoa học có thể gạch chân, ghi chú dễ dàng hơn.

Với cách làm tương tự, chúng ta có thể định dạng thêm các tiêu đề (heading 1 –> heading 5) với các định dạng mà chúng ta mong muốn (size chữ, font chữ…). Sau khi làm sau, các định dạng sẵn này đã sẵn sàng để sử dụng. Các bạn lưu ý, để tối giản, ban đầu chúng ta chỉ thấy tới heading 3, sau khi sử dụng heading 3 trong văn bản, các heading 4, 5 mới xuất hiện.

Sử dụng format đã được định nghĩa sẵn

Sau khi chúng ta đã xây dựng được “format” với các thông số được định sẵn. Để sử dụng, các bạn chỉ cần đặt con trỏ và chọn format mong muốn.

Sau bước này, các bạn sẽ không phải lo lắng về các đoạn văn, tiêu đề về kích thước, màu chữ …