Xây dựng một bài báo cáo – Mục lục, danh sách hình ảnh, tài liệu tham khảo

Sau có các tiêu đề, số trang, hình ảnh… Chúng ta cần làm mục lục, danh sách hình ảnh, tài liệu tham khảo để người đọc dễ dàng tra cứu.

Phụ lục

Với mục lục và danh sách hình ảnh, bảng biểu, chúng ta sẽ sửa dụng chức năng “Table of Contents”. Để đảm bảo sử dụng được chức năng này, các bạn phải đảm bảo đã đánh heading đúng cho các tiêu đề.

Để tạo TOC chúng ta thực hiện: Tab “References” –> “Table of Contentes”

Khi click vào button TOC, menu các TOC được định dạng sẵn chúng ta chọn “Custom Table of Contents…”

Do chúng ta chỉ sử dụng 3 heading đầu làm tiêu đề, còn heading 4-5 sẽ dùng để đánh dấu bảng biểu và hình ảnh. Ở popup mới hiện ra cho phép cấu hình TOC

Các bạn có thể thấy, các thông số cơ bản. Ở mục show levels = 3 có nghĩa là TOC của chúng ta sẽ hiển thị 3 heading. Các bạn có thể chọn button options… để xem chi tiết

Hiện tại là hiển thị 3 levels là heading 1, 2 và 3. Nếu muốn làm danh sách bảng biểu chúng ta chọn hiển thị 1 level và vào option để cho hiển thị heading 4, tương tự khi làm hình ảnh thì hiển thị 1 level và chọn heading 5… cứ tương tự nếu các bạn có nhiều danh sách hơn.

Đây là hình ảnh sau khi mình chèn thử 1 TOC với các heading đã tạo thử:

Danh sách hình ảnh

Danh sách hình ảnh, bảng biểu chúng ta có thể làm tương tự với mục lục, chỉ khác phần chúng ta sẽ sử dụng heading 4, 5 cho từng loại danh mục hay hình ảnh.

Các bạn thử nha, nếu không được các bạn có thể liên hệ mình để được hỗ trợ.

Tài liệu tham khảo

Sau khi làm xong mục lục, danh sách bảng, hình ảnh chúng ta có thể tạo tài liệu tham khảo. Công việc này rất dễ dàng bằng cách: Tab “References” –> Bibliography –> Bibliography

Sau khi bấm vào Bibliography, danh sách tham khảo sẽ được khởi tạo như hình dưới, trong trường hợp font không đồng bộ, chúng ta cần bôi đen và chỉnh sửa thêm

Một số lưu ý khác

MS Template

Sau khi định dạng xong các thành phần, chúng ta có thể lưu lại dưới dạng template để lần sau có thế sử dụng tiếp (hoặc chia sẻ cho ai đó) mà không cần làm đi làm lại các thao tác trên.

Để lưu lại chúng ta thực hiện: “File” –> “Save as Template…” –> đặt tên và lưu lại.

Để tạo mới 1 tài liệu từ template đã có, chúng ta thực hiện: “File” –> “New from Template…” –> chọn template đã lưu trước đó.

Các lưu ý về nội dung

Ngoài việc thực hiện đúng về các định dạng phía trên, còn một số lỗi các bạn cần lưu ý để tránh gây mất thiện cảm cho người đọc như:

  • Lỗi chính tả, viết tắt, dùng từ ngữ địa phương…v
  • Lỗi bỏ dấu câu, khoảng trắng…